Thursday, January 03, 2013

Project management και master chef



Το 1999 στην πρώτη χρονιά στο πανεπιστήμιο είχα ένα μάθημα εισαγωγή στο software development methodology και σχετικές αρχές project managment. Ο καθηγητής μου, σχετικά νέος και με εμπειρία μέσα από τα code labs  της  Rolls Royce και τους controller των μηχανών για τα μοντέλα της Airbus και Boeing μας μίλησε ένα μεσημέρι για τον τηλεοπτικό Big Brother! 

Εκεί λοιπόν που λέγαμε για τα διάφορα μοντέλα, όπως waterfall, prototyping, incrementalRAD, RUP (ήταν τότε στα τελευταία του) κτλ κτλ, σταματάει και λέει, 'δεν θα πρέπει ποτέ να ξεχάσεις την σημαντικότητα του ανθρώπινου παράγοντα σε όλα αυτά και πως μερικές φορές μπορεί να είναι ο λόγος επιτυχίας και αποτυχίας - ανεξάρτητα από την μεθοδολογία'.

Συνέχισε την σκέψη του και ρώτησε - 'βλέπεις κανείς τον Big Brother;' τότε ήταν οι πρώτες χρονιές στην Αγγλική τηλεόραση. Γελάσαμε σαν τάξη, και τον κοιτάξαμε κάπως υποτιμητικά. 

Γελώντας είπε, ότι εκτός από την περιέργεια που έχει σαν τηλεθεατής (όπως όλοι μας δηλαδή) είναι ενδιαφέρον να παρατηρείς ανθρώπινες συμπεριφορές, στερεότυπα και αντιδράσεις μιας ομάδας ανθρώπων κάτω από την ίδια στέγη, πολλές φορές με τον ίδιο ή αντίθετο σκοπό και κίνητρο. Αυτή η παρατήρηση είχε ένα ανάλαφρο ακαδημαϊκό ενδιαφέρον στο context των πραγμάτων που δίδασκε. Ήθελε να τονίσει πόσο σημαντική είναι η συμπεριφορά μας (πολλές φορές ελεγχόμενη) και πως αυτή η συμπεριφορά αλλά και οι αντιδράσεις είχαν σοβαρό αντίκτυπο στην καθημερινή μας δουλειά αλλά και γενικότερα, αν το επεκτείνουμε, στον κοινό σκοπό μιας software development ομάδας να δημιουργήσει ή να ολοκληρώσει ένα έργο.

Βρήκα αν και ανάλαφρη, ενδιαφέρουσα την σκέψη του. Προφανέστατα το τότε show δεν είχε καμία μα καμία παραγωγική ιδέα μέσα του, αλλά τον σκέφτομαι κάθε φορά που παρακολουθώ αντίστοιχα show μαγειρικής (μιας και μου αρέσει να μαγειρεύω και άλλα πράγματα εκτός από Enterpise Java Beans στην κατσαρόλα του Eclipse). 

Ιδιαίτερα όσα από αυτά έχουν παιχνίδια και ομαδικές αποστολές για τους potential chef, είναι πραγματικά για μένα κάθε φορά μια παράλληλη πραγματικότητα software development  και την προσπάθεια μιας ομάδας με έναν κοινό σκοπό, με συγκεκριμένη ιεραρχία και ποικιλία skills . 

Παρατηρούσα προχθές λοιπόν τα στερεότυπα έλλειψης ικανού και ευέλικτου management σε ένα από τα παιχνίδια πρόσφατου show (master chef). 

Μια παρένθεση. Μέσα από την όποια εμπειρία μου, στην την θέση του software developer θεωρώ ότι στην Ελλάδα έχουμε σοβαρότατο πρόβλημα κουλτούρας σε ότι έχει να κάνει με την διαχείριση (όχι μόνο software project αλλά και γενικότερα project / πονημάτων). 

Στον ιδιαίτερο χώρο μας (ΙΤ) και ιδιαίτερα στην χώρα μας, η άποψη μου είναι ότι έχουμε μείνει αρκετά χρόνια πίσω από ανθρώπους που είναι πραγματικά ικανοί αλλά και ταλαντούχοι να ενορχηστρώσουν μια τόσο ιδιαίτερη και μερικές φορές πολύπλοκη διαδικασία όπως την δημιουργία κάποιου πληροφοριακού συστήματος. 

Αυτό δεν σημαίνει ότι στο εξωτερικό τα πράγματα είναι τέλεια, παρόλα αυτά θεωρώ ότι για τους παρακάτω λόγους είναι ένα βήμα μπροστά όπως α) γιατί υπάρχει μια κάπως πιο καλή κουλτούρα προς την οργανωμένη και δομημένη δουλειά β) ίσως πιο μεγάλη αγορά άρα μεγαλύτερες ευκαιρίες άρα πιο πολλές προσπάθειες σε πιο μικρό διάστημα και ευκαιρίες για να ωριμάσουν διαδικασίες αλλά και άνθρωποι μέσα από τα λάθη τους , και τέλος γ) ίσως μια δικαιότερη και ανταγωνιστική αγορά που ο μόνος τρόπος που θα επιβιώσεις πραγματικά είναι το να σπρώξεις τον εαυτό σου ή την ομάδα σου σε πιο παραγωγικούς και  ποιοτικούς ρυθμούς.

Τέλος παρένθεσης. 

Παρατηρούσα λοιπόν χθες πως 15 άτομα έπρεπε να χωριστούν σε 2 ομάδες, οι οποίες θα ανταγωνιστούν στην δημιουργία 2 διαφορετικών menu. Οι κριτές του παιχνιδιού όρισαν 2 από τους 15 ως αρχηγούς. Οι master chef manager (κοντά σε αυτό που αποκαλείς project manager σε μια απλοποίηση από την δική μου μεριά), θα έπρεπε απ' το διαθέσιμο pool of chefs να στελεχώσουν την ομάδα τους, μετά να συντονίσουν (ή να αποφασίσουν) για το τι θα δημιουργηθεί, να συμμετέχουν (ή να επιβλέψουν) στην υλοποίηση, και τέλος να αναλάβουν την τυπική ευθύνη απέναντι στους κριτές (? πελάτες)  να παρουσιάσουν και να υποστηρίξουν τα πιάτα. Μόνο και μόνο αυτή η διαδικασία δεν σου θυμίζει πράγματα και διαδικασίες σε μια software development ομάδα;

Ξεκινάει λοιπόν η διαδικασία 'εύρεσης κοινών pattern, προβλημάτων ή συμπεριφορών' που πραγματικά λατρεύω να κάνω στο μυαλό μου καθώς παρακολουθώ.

Selection - team creation - evaluation

Οι 2  chef manager, ξεκινούν να επιλέγουν τους βοηθούς τους με βάση α) την ικανότητα (την οποία όμως έχουν οι ίδιοι θέσει σαν standard) β) τον ανθρώπινο παράγoντα, δηλαδή ποιοι τους αρέσουν πιο πολύ σαν προσωπικότητες.  Αρκετά λογική διαδικασία. 

Σε ό,τι έχει να κάνει με την ικανότητα, εκεί που υπάρχει ένα πρόβλημα σε όλους τους χώρους και πολλές φορές μέσα στο μικρο-περιβάλλον μιας εταιρείας είναι ότι μπορεί να υπάρχει στρέβλωση  στην άποψη ανθρώπων  για το ποιος θεωρείται καλός και ποιος όχι. Μερικές φορές ασυνείδητα ή μη, κρίνουμε ανθρώπους αυστηρά ή μη ανάλογα με τα δικά μας standard τα οποία ίσως δεν είναι και τα δικαιότερα ή πιο σωστά.

Σε ότι έχει να κάνει με τις προσωπικές συμπάθειες ή συμβατότητα εδώ είναι ένα έντονο πρόβλημα γενικά. Οι συμπάθειες, οι φιλίες ακόμα και οι δεσμοί αίματος είναι ένας τεράστιος παράγοντας ανέλιξης ή υποβάθμισης κάποιας/κάποιου στην αγορά ο οποίος, τείνω να πιστεύω ότι στην χώρα μας έχει τις ρίζες του από πολύ παλιά. Ίσως αυτή η ανάγκη να προστατέψουμε τους 'δικούς' μας ανθρώπους, να τους εξασφαλίσουμε σε μικρό ή μεγάλο βαθμό ακόμα και τώρα. Βλέπεις και ακούς ιστορίες για συγγενείς πολιτικών σε θέσεις στο δημόσιο, συγγενείς του διευθυντή λέει κάποιος στην εταιρία, φίλος και φίλη σε μια θέση, μια θέση στην α επιτροπή για την αδερφή του υπουργού και πάει λέγοντας.  

Δεν υπάρχει άμεση και one of λύση στην παραπάνω διαδικασία αλλά θεωρώ ότι ο σύγχρονος και καλός manager πρέπει να κρίνεται από την ικανότητα του, να μπορεί να μελετά και να διακρίνει την ικανότητα των συνεργατών του με όσο πιο απτά και μετρήσιμα μέσα και παράλληλα να δρα σε μια κατάσταση όπου ο ίδιος θα αυτοπεριορίζεται σε ότι εχει να κάνει φιλικά ή και οικογενειακά πρόσωπα τα οποία είναι στον ίδιο χώρο εργασίας ή στο πεδίο ευθύνης του.

Lead or destroy your team, by example!

Μετά ξεκινάει ο διαγωνισμός, οι 2 ομάδες ορμάνε στην κουζίνα και αρχίζουν την μαγειρική. Ο πιο ικανός από τους 2 manager εχει κάνει πράξη τον όρο 'διαχωρισμός δουλειάς και ευθύνης στα αντίστοιχα κομμάτια της ομάδας'.  Χωρίζει την ομάδα σε διακριτές υπο- ομάδες, διαχωρίζει το είδος της δουλειάς, αναθέτει τα task στην ομάδα και τους αφήνει να ξεκινήσουν.

Ενώ ο δεύτερος ακολουθεί την ίδια λογική γραμμή, η υλοποίηση του είναι φανερά πιο προβληματική. Ακόμα ένα pattern έρχεται μπροστά στα μάτια μου, η διαχείριση της δουλειάς, η ευθυνοφοβία αλλά και ο συγκεντρωτισμός. Ο κακός manager όχι μόνο δεν καταφέρνει να χωρίσει δημιουργικά την ομάδα και να συνδυάσει σωστά ικανότητες και ρόλους με τον πραγματικό στόχο. αλλά αφήνει τις υπό-ομάδες σε μια ήμι- ανοργάνωτη κατάσταση. Δεν είναι όμως παράλογο, εκεί που είσαι έτοιμος να τον πεις ανίκανο διακρίνεις την βασική του αδυναμία. Είναι συγκεντρωτικός και νομίζει ότι τα ξέρει όλα, είναι καλύτερος από όλους και ασυνείδητα δημιουργεί μια ημι ανοργάνωτη κατάσταση έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιήσει το 'power of authority' για να ελέγχει κάθε υπό ομάδα  και να την οδηγεί εκεί που πραγματικά θέλει. Από προσωπική μου εμπειρία, λίγοι είναι αυτοί οι άνθρωποι που έχουν αυτό το ταλέντο, στον χώρο μας (ΙΤ) δεν είναι αρκετοί, αντίθετα είναι αρκετοί αυτοί που νομίζουν ότι τα ξέρουν όλα αλλά και αυτοί που δημιουργούν το αντίθετο της καλής διαχείρισης έτσι ώστε να δικαιολογήσουν τον 'managerial' ρόλο τους αλλά και την όποια θέση τους.

Προφανέστατα ο συγκεντρωτικός manager δεν κατάφερε πολλά καθώς ο πρώτος ενώ δεν ήταν καλύτερος κατάφερε με την ενδυνάμωση της ομάδας με την διακριτή ανάθεση ευθυνών/ρόλων να έχει πολύ καλύτερα αποτελέσματα παραγωγικότητας και απόδοσης από τον καθένα.  Συνέβη στην κουζίνα, συμβαίνει και σε πολλές εταιρείες, και σε μεγάλες ή μικρές ομάδες.

Προσωπικά πιστεύω ότι δεν θα αργήσει ο καιρός (αρκετές εταιρείες το ακολουθούν ήδη) όπου τα πιο flat μοντέλα διαχείρισης με λιγότερους managerial ρόλους ή μάλλον God Controlling positions όπως τις αποκαλώ θα προτιμηθούν ευρύτερα. Είναι ίσως η μορφή management και διαχείρισης που θα συνδυάσει τα καλά των μικρών και ευέλικτων εταιριών (start-up), οπου αναγκαστικά το κάθε μέλος της ομάδας έχει συγκεκριμένες ευθύνες αλλά και ευελιξία, με την οργανωμένη και σταθερή δουλειά μεγαλύτερων σχημάτων όπου θέλεις μια κάποια οργάνωση σε ανθρώπους αλλά και στόχους.

Ο σύγχρονος manager κατά την ταπεινή μου γνώμη είναι αυτός που έχει ήδη κάνει το σωστό team bulding και έχει την ικανότητα να κάνει evaluate την ομάδα του (δες προηγούμενες παραγράφους) και όταν φτάσει η ώρα της πραγματικής δουλειάς, μιας και είναι σίγουρος για την μεθοδολογία και τις πρακτικές τους μπορεί να ορίσει ευθύνες και όρια εργασίας στους συνεργάτες τους χωρίς κόμπλεξ ή αδυναμίες που οδηγούν σε αυτό που θεωρώ ως  ευνουχισμό ή ασφυξία των συνεργατών του.  Εξάλλου ο ρόλος του manager είναι να επιβλέπει και να διαχειρίζεται και όχι να παρεμβαίνει σε οτιδήποτε απλά για να καλύψει είτε την ανασφάλεια του ως επαγγελματίας ή άνθρωπος. Όσο πιο πολύ δουλεύεις με την ομάδα σου σαν συνεργάτης και όχι σαν bossy περσόνα τόσο μεγαλύτερες πιθανότητες έχεις να σπρώξεις την ομάδα σου σε μεγαλύτερα επίπεδα παραγωγικότητας. Το πρόβλημα είναι ότι για να είσαι inspiring εκτός από γνώσεις και λογική θέλει και προσωπική χάρη...και αυτή η χάρη μερικές φορές δεν διδάσκεται!

Appreciation

Η αγαπημένη μου φάση στο τέλος του επεισοδίου και πραγματικά η στιγμή που μπορείς να δεις την εξυπνάδα αλλά και την βλακεία κάποιου. Οι 2 ομάδες έχουν τελειώσει και παρουσιάζουν τα πιάτα τους στους κριτές. Οι 2 αρχηγοί έχουν την ευθύνη να πουν 1-2 πράγματα για τα πιάτα - by right. Μετά ξεκινάνε οι διαφορές. Ο πρώτος λοιπόν κάνει το τυπικό του καθήκον αλλά αφήνει το κάθε μέλος της ομάδας να προσθέσει και αυτός το μικρό του λιθαράκι σε κάποια εξήγηση ή απάντηση ερώτησης. Ο κάθε παίχτης - μάγειρας έχει την δυνατότητα να πάρει ένα μικρό feedback για το κομμάτι στο οποίο δούλεψε. Παράλληλα θα νιώσει και την πικρία αν κάτι δεν έχει πάει καλά, αυτό θα είναι σημαντικό για το μέλλον και θα βοηθήσει έτσι ώστε να μην ξανακάνει το ίδιο λάθος. Για όσους πουν ότι σε έναν πραγματικό σενάριο δεν γίνεται ο τελικός πελάτης να δίνει feedback σε κάθε ένα μέλος ξεχωριστά της ομάδας - θα συμφωνήσω παρόλα αυτά θα παραθέσω μερικές παρατηρήσεις.
  • ένας πελάτης ο οποίος δεν τον ενδιαφέρει πραγματικά το project θα προσπαθήσει  να το διαχειριστεί με βάση τα βιβλία και την ευκολία του. Θέλει έναν άνθρωπο να μιλάει, έναν άνθρωπο να βρίζει ή του λέει τα καλά ένα point of contact. Δεκτό αλλά δεν είναι πάντα έτσι. Όσο μεγαλώνει ο βαθμός πολυπλοκότητας κάποιου software project μεγαλώνει και το μέγεθος  της ομάδας υλοποίησης, μεγαλώνει το μέγεθος του business complexity. Δεν γίνεται αυτό να προωθείται αλλά και να είναι διαχειρίσιμο από έναν μόνο άνθρωπο, άσε που δεν ξέρω αν ένας project manager είναι σε θέση να μπορεί να κρίνει πάντα  τα όρια του business και τεχνικού complexity. 
  • Οσο μεγαλύτερο είναι το κενό επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων που πραγματικά υλοποιούν μια λύση με τον τελικό αποδέκτη σε πολλές περιπτώσεις είναι ανάλογη και η διαφορά  που έχει η παραγώμενη λύση με αυτή που ήθελε η άλλη πλευρά - λειτουργικά.
  • Ακόμα και αν δεν είναι πρακτικό (συμφωνώ) μια ομάδα να μπορεί να μιλάει με τον τελικό πελάτη ή αντιπροσώπους της, ο ρόλος των ενδιάμεσων δεν θα πρέπει να είναι περιοριστικός ούτε ηγεμονικός, αλλά παραγωγικός. Οι manager θα πρέπει να πιέζουν για feedback, και να ανοίγουν κανάλια επικοινωνίας με την ομάδα τους στον βαθμό που μπορούν. Οι τακτικές I know everything,  i control everything είναι συνήθως ουτοπικές και η τελική δουλειά αρκετά κάτω του μετρίου. 
 Στήν άλλη πλευρά, ο δεύτερος chef, μιλάει συνέχεια, θέλει να επιδείξει τον εαυτό του. Τον παρατηρώ πως το βλέμμα του πέφτει προς τα μέλη της ομάδας του όταν κάποιος κριτής λέει ότι κάτι δεν είναι καλό (άρα προσπαθεί να μοιράσει το failure) και πως σαν ξερόλας πετάγεται σε κάθε θετική παρατήρηση, να τονίσει ότι ήταν καθαρά προσωπική του επιλογή ή κρίση. Με πιάνουν τα γέλια, κλασικό στερεότυπο και όμως υπάρχει παντού. Η ομάδα του σίγουρα δεν νιώθει αρκετά περήφανη, μάλλον δεν θα ήθελαν να συνεργαστούν μαζί του ξανά, το τελικό αποτέλεσμα ήταν προϊόν ασφυξίας από την μεριά του και η παραγωγικότητα / αλλά και δημιουργικότητα μικρότερη. Τέλος κανείς δεν μπόρεσε να πάρει μια μικρή προσωπική ικανοποίηση ή την διδαχή μιας μικρής αστοχίας και να την χρησιμοποιήσει για τις επόμενες δοκιμασίες.

Θα μπορούσα να γράψω άλλα τόσα πράγματα, πραγματικά κάθε φορά που βλέπω τέτοιες εκπομπές σκέφτομαι παράλληλες καταστάσεις, ιδιαίτερα στο θέμα του managment. Ίσως σε κάποια σημεία να υπέρ- απλουστεύω καταστάσεις αλλά και στερεότυπα, ίσως να κρίνω από την μεριά του software developer τόσα χρόνια (αρχίζουν και είναι αρκετά βέβαια σιγά σιγά), αλλά όσο περνάνε τα χρόνια όλο και πιο πολυ μέσα μου νιώθω πολλές φορές την ανάγκη να 'φωνάξω'  έστω και μέσα από αυτό το blog, ότι αν πιέσουμε τα πράγματα (όσο μπορούμε) σε μια διαφορετική κατεύθυνση και θεώρηση το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι αρκετά καλύτερο.

Κάτι για το τέλος. Είναι σημαντικό ο καθένας από εμας να μπορεί να αντλεί μια ευχαρίστηση και υπερηφάνεια από την δουλειά του. Θεωρώ ότι ένα ποσοστό δημιουργικότητας και παραγωγικότητας στην εργασία μπορεί να το κερδίσει η κάθε ομάδα, η κάθε εταιρία αν σκεφτεί πως μπορεί να δώσει πίσω στον εργαζόμενο μέρος αυτής της χαράς και την υπερηφάνειας και να ξεχάσει λίγο το total authoritarian management ή να προωθεί τον  προστατευτισμό θέσης μεταξύ συναδέλφων . Ίσως οι start-up εταιρείες έχουν να μας διδάξουν αρκετά από αυτό το αίσθημα και νομίζω ότι είναι ένα από τα καλά τους στοιχεία.

Παρατηρήσεις/comment/flame από κάτω..ξεκίνησε η χρονιά δυνατά!

Για να δω τα πιάτα σας παρακαλώ : ) .


2 comments:

  1. Πολύ ωραίο post και η συσχέτιση με τον χώρο της μαγειρικής (που αν δεν είχα ασχοληθεί με την πληροφορική θα θελα πολύ να είχα ασχοληθεί επαγγελματικά)..

    Ο Steve όμως, που ήταν σαν τον δεύτερο chef πώς κατάφερε να πετύχει?! :) Αυτό π θέλω να πω είναι ότι ίσως τελικά δεν υπάρχουν τόσο αυστηροί κανόνες κ έχει να κάνει περισσότερο με αυτό π γράφεις στην αρχή, την "σημαντικότητα του ανθρώπινου παράγοντα"

    ReplyDelete
  2. Ωραίο post PaPo!!! Ξεράθηκα στα γέλια με το μαγείρεμα των beans στην κατσαρόλα του eclipse :)

    Εύγε!

    ReplyDelete